2012年8月1日，中美大学生体育文艺周协调会在闵行校区综合体育馆召开。校党委副书记徐飞教授、教育部学生体育协会联合秘书处副秘书长薛彦青、教育部学生体育协会联合秘书处国际合作与交流部主任申震、体育系书记于朝阳等出席会议。

会议上，体育系将本次体育文艺周活动从活动策划、活动内容、活动方式、宣传、安保等各个环节进行了较为详细的介绍，随后，与会人员就活动中的一些细节和关键环节等进行了深入地讨论。

徐飞表示，这次活动对于宣传交大、宣传中国文化、进一步促进中美两国的交流具有重要的意义，上海交大一定会积极克服任务重、筹备时间短、工作量大等困难，加强领导，不断优化方案，健全组织机构，力争保质保量的举办好这次活动。

据悉，举办“中美大学生体育文艺周”是刘延东国务委员和希拉里国务卿作为双方主席的第三轮中美人文交流高层磋商机制的重要成果之一，该活动首次在中国举办，政治意义极其重大。而且此次活动不同于以往的教育类交流活动，其定位是大学生体育文化交流活动，是以交流和学习、增进中美大学生友谊为主要目的。